Surat jalan adalah dokumen penting yang menyertai pengiriman barang dari penjual, gudang, atau pemasok kepada penerima. Dokumen ini membantu perusahaan mencatat apa yang dikirim, kapan barang berangkat, siapa penerimanya, serta siapa yang bertanggung jawab selama proses pengiriman. Agar pencatatan lebih rapi, perusahaan perlu menggunakan template surat jalan yang konsisten dan mudah dipahami.

Apa Itu Surat Jalan Barang?

Surat jalan barang merupakan bukti administratif bahwa sejumlah barang telah keluar dari lokasi pengirim untuk dikirim ke alamat tertentu. Dokumen ini biasanya dibuat beberapa rangkap: satu untuk pengirim, satu dibawa kurir, dan satu lagi diserahkan kepada penerima. Setelah barang diterima, penerima dapat menandatangani surat jalan sebagai bukti serah terima.

Surat jalan berbeda dari invoice. Invoice berisi tagihan dan nilai transaksi, sedangkan surat jalan berfokus pada rincian fisik barang serta proses pengirimannya. Meski demikian, nomor invoice atau nomor pesanan dapat dicantumkan sebagai referensi agar dokumen mudah dicocokkan.

Komponen Wajib dalam Form Surat Jalan

• Identitas perusahaan: nama, alamat, nomor telepon, dan logo pengirim.
• Nomor surat jalan: kode unik untuk memudahkan pelacakan dokumen.
• Tanggal pengiriman: tanggal barang keluar atau diserahkan kepada kurir.
• Data penerima: nama perusahaan atau penerima, alamat, dan kontak.
• Rincian barang: nama barang, jumlah, satuan, dan keterangan bila diperlukan.
• Referensi transaksi: nomor pesanan, purchase order, atau invoice.
• Kolom tanda tangan: untuk pihak gudang, kurir, dan penerima barang.
• Catatan: kondisi barang, instruksi khusus, atau jumlah kemasan.

Contoh Format Surat Jalan

Format di atas dapat disesuaikan dengan alur kerja perusahaan. Untuk barang yang memiliki nomor seri, batch, ukuran, atau warna, tambahkan kolom khusus supaya proses pemeriksaan lebih akurat.

Cara Mengisi Surat Jalan dengan Benar

1. Beri nomor dokumen yang unik dan berurutan.
2. Isi tanggal sesuai waktu barang benar-benar keluar dari gudang.
3. Periksa kembali nama serta alamat penerima.
4. Tulis rincian barang berdasarkan hasil pengecekan fisik, bukan hanya berdasarkan pesanan.
5. Pastikan jumlah rangkap sesuai kebutuhan administrasi perusahaan.
6. Minta penerima menuliskan nama jelas, tanggal, dan tanda tangan setelah memeriksa barang.
7. Simpan salinan yang telah ditandatangani sebagai arsip dan bukti serah terima.

Surat Jalan Manual atau Digital?

Surat jalan digital mudah dicari dan cocok untuk perusahaan yang sudah menggunakan sistem inventaris. Namun, surat jalan manual masih banyak dipakai karena praktis saat pengiriman dan dapat langsung ditandatangani. Untuk dokumen manual beberapa rangkap, kertas NCR atau continuous form membantu menyalin tulisan dan hasil cetak ke lembar berikutnya tanpa menulis ulang.

Jika Anda menggunakan printer dot matrix dan memerlukan dokumen beberapa rangkap, baca juga panduan jenis dan ukuran umum kertas continuous form. Pemilihan ukuran serta jumlah ply yang tepat akan membuat proses cetak lebih efisien.

Unduh Template Surat Jalan PDF

Upaya Lestari menyediakan template surat jalan PDF yang dapat digunakan sebagai referensi. Periksa kembali identitas perusahaan, penomoran, serta kolom yang dibutuhkan sebelum digunakan dalam operasional.

Cetak Surat Jalan Sesuai Kebutuhan Bisnis

Template yang baik perlu didukung bahan cetak yang sesuai. Upaya Lestari melayani kebutuhan kertas continuous form dan formulir bisnis untuk membantu proses administrasi menjadi lebih rapi. Hubungi kami melalui WhatsApp 0811 8179 912, telepon (021) 65304626, atau email sales@upayalestari.com untuk konsultasi.